Klauzula informacyjna użytkownika Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 oraz art. 14 ust. 1–2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej „RODO” – Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy (dalej: „IOŚ-PIB”) jako Administrator danych osobowych, informuje:

I. Administratorem danych osobowych jest IOŚ-PIB z siedzibą w Warszawie, ul. Słowicza 32, 02-170 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000032034. W imieniu IOŚ-PIB działa Dyrektor.

II. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (dalej: „IOD”) w IOŚ-PIB: Agata Smerd iodo@ios.edu.pl lub tel. (22) 37 50 593.

III. Kategorie osób/podmiotów, których dane dotyczą oraz informacja o wymogach/warunkach podania danych:

1. Podmioty raportujące do systemu Krajowej bazy oraz główni i dodatkowi użytkownicy wskazani przez te podmioty:

Podanie danych jest wymogiem wynikającym z art. 3 ust. 2 pkt 1, w związku z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. z 2022 r. poz. 673.) oraz rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 26 października 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu informacji zawartych w raporcie oraz sposobu jego wprowadzania do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. z 2022 r. poz. 2217) oraz ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 247 ze zm.).

2. Logujący się do systemu pracownicy Głównego Inspektora Ochrony Środowiska (dalej „GIOŚ”), wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska (dalej „WIOŚ”), urzędu marszałkowskiego województwa (dalej „UM”) (administratorzy kont oraz dodatkowi użytkownicy ww. organów:

Podanie danych jest niezbędne do udostępnienia informacji zawartych w raportach, zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji.

3. Użytkownicy systemu Krajowej bazy, użytkownicy GIOŚ, WIOŚ, UM oraz inne osoby – w zakresie prowadzenia przez KOBiZE IOŚ-PIB Help Desk, udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, przyjmowania zgłoszeń nowych substancji przy prowadzeniu wyszukiwarki substancji, udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów administracji bądź sądów, udzielania informacji o środowisku, prowadzenia szkoleń związanych z Krajową bazą, zawierania umów:

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów.

IV. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:

1) c) oraz lit e) - w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji, w szczególności w celu:

Prowadzenia Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji

w kategorii dane zwykłe: podmiotów korzystających ze środowiska; osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu; osób wypełniających formularze; użytkowników Krajowej bazy (podanych w formularzach złożonych według starego rozporządzenia do dnia 30.10.2022 r.); głównych użytkowników konta podmiotu w Krajowej bazie; osób wskazanych przez głównego użytkownika, jako dodatkowi użytkownicy konta podmiotu w Krajowej bazie - na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji).

Udostępniania informacji zawartych w raportach do Kb dla: GIOŚ, WIOŚ oraz UM

w kategorii dane zwykłe (administratora konta Głównego Inspektora Ochrony Środowiska, wojewódzkich inspektorów ochrony środowiska, marszałków województw, oraz dodatkowych użytkowników ww. organów) – w związku z art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji.

Prowadzenia czynności pomocowych i wspincerających użytkowników Krajowej bazy w szczególności w celu:

- prowadzenia Help Desk i udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych,

- przyjmowania zgłoszeń nowych substancji przy prowadzeniu wyszukiwarki substancji umożliwiającej właściwe przyporządkowanie zanieczyszczeń wykazywanych w raporcie do Krajowej bazy,

- wykonania obowiązku prawnego udzielenia informacji na żądanie upoważnionych organów administracji bądź sądów oraz udzielania informacji o środowisku,

- prowadzenia szkoleń związanych z Krajową bazą

w kategorii dane zwykłe (w związku z art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji).

2) c) oraz lit. f) oraz b) – w przypadku zawierania umów w celu przetwarzania danych osób do kontaktu oraz reprezentantów stron umowy oraz osób odpowiedzialnych za koordynację i realizację umowy, w celu związanym z zawarciem i realizacją umowy, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu realizacji umowy, w tym obowiązek wynikający z przepisów rachunkowo-podatkowych, a w przypadku zawierania umowy z osobą fizyczną lit. b), lit. c) oraz lit f)

w kategorii dane zwykłe (w związku z art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji).

V. Źródło pochodzenia danych osobowych:

1) Dla podmiotów raportujących do systemu Krajowej bazy, użytkowników wskazanych przez te podmioty oraz logujących się do systemu pracowników GIOŚ, WIOŚ, UM:

Dane osobowe pochodzą z formularza rejestracyjnego/aktualizacyjnego/uzyskania dostępu do danych podmiotu w Krajowej bazie/zakończenia działalności podmiotu oraz wniosków rejestracyjnych o utworzenie konta w Krajowej bazie dla użytkowników GIOŚ, WIOŚ i UM.

Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania dostępu do Krajowej bazy oraz sporządzenia raportu, o którym mowa w ww. ustawie, a w przypadku użytkowników GIOŚ, WIOŚ i UM brak możliwości uzyskania dostępu do informacji zawartych w raportach.

2) Dla czynności pomocowych i wspierających użytkowników Krajowej bazy w szczególności w celu prowadzenia Help Desk, udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, przyjmowania zgłoszeń nowych substancji przy prowadzeniu wyszukiwarki substancji, udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów administracji bądź sądów, udzielania informacji o środowisku, prowadzenia szkoleń związanych z Krajową bazą, zawieranie umów:

Dane osobowe podawane są bezpośrednio przez osoby, których dotyczą, w momencie realizacji ww. celów tj. podczas zgłaszania problemu na Help Desk, zgłaszania nowej substancji do wyszukiwarki substancji na stronie Krajowej bazy, składania wniosku o udzielenie informacji, wypełniania formularza zgłoszenia na szkolenie, zawierania umów.

Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości realizacji wyżej wskazanych celów.

VI. Do danych osobowych mogą mieć dostęp uprawnione na podstawie umowy powierzenia podmioty obsługi informatycznej (zarządzanie wirtualną infrastrukturą serwerów, prowadzenie kampanii mailowych, system elektronicznego zarządzania korespondencją ERP, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów), firmy zewnętrzne świadczące usługi Help Desk oraz biegli rewidenci, firmy prawnicze, organy władzy publicznej uprawnione do uzyskania takich informacji na podstawie przepisów prawa

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie, przy pomocy których realizowana jest dostawa korespondencji, podmioty świadczące usługi związane z archiwizacją i brakowaniem dokumentów. Ponadto podczas korzystania z usługi GoogleMapsApi podczas wyświetlania i korzystania przez użytkowników Krajowej bazy z dostępnych na stronie map Google (Google Maps), mogą być przekazywane do Google dane związane ze współrzędnymi geograficznymi oraz adresem zakładu lub instalacji na zasadach opisanych w aktualnej polityce Google na stronie https://policies.google.com/privacy?hl=pl oraz stronach powiązanych. W przypadku korzystania z Map Google użytkownik podlega również pod dodatkowe warunki korzystania z usługi opisane na stronie https://www.google.com/help/terms_maps/.

VII. Kategoriami przetwarzanych danych osobowych są dane zwykłe, takie jak:

nazwisko i imię albo nazwa podmiotu, data urodzenia (wynika pośrednio z nr PESEL), adres miejsca zamieszkania albo adres siedziby podmiotu, adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu komórkowego, numer telefonu stacjonarnego, numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

VIII. Okresy przetwarzania danych osobowych:

1) dane osobowe w systemie Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji przetwarzane w celu realizacji obowiązków KOBiZE związanych z prowadzeniem systemu:

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny dla prowadzenia spraw podmiotu, który został zarejestrowany w Krajowej Bazie i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku ustawowego ciążącego na administratorze. Dane osobowe są aktualne. Umożliwiają to rozwiązania systemu i Krajowego Węzła (login.gov.pl).

2) formularze (rejestracyjne, aktualizacyjne, uzyskania dostępu do konta podmiotu, zamknięcia konta podmiotu oraz zmiany głównego użytkownika) do Krajowej bazy, o których mowa w §4 i 5 rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 października 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu informacji zawartych w raporcie oraz sposobu jego wprowadzania do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz. U. poz. 2217) oraz w §3 rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 14 listopada 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu informacji zawartych w raporcie oraz sposobu jego wprowadzania do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji:

zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 603 Wnioski do Krajowej bazy wynosi od zamknięcia sprawy: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 5 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB.

3) prowadzenie Help Desk, w ramach którego, w odpowiedzi na zapytania, następuje przekazywanie informacji dotyczących Krajowej bazy (mailowo, w tym poprzez system JIRA, pisemnie, telefonicznie):

w sytuacji, gdy zapytaniu zostanie nadany bieg sprawy, zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB, czas przechowywania dokumentów kat. 603 Informacje dotyczące Krajowej bazy wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 5 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB,
zgłoszenia są kasowane po 7 latach od dnia zamknięcia danego zgłoszenia,
rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane. Nagranie jest przechowywane przez okres 6 miesięcy od zakończenia kwartału, w którym rozmowa została przeprowadzona,
ze względu na ewentualną konieczność obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 10 lat po udzieleniu odpowiedzi (art. 442 (1) § 1 Kodeksu cywilnego).

4) prowadzenie wyszukiwarki substancji umożliwiającej właściwe przyporządkowanie zanieczyszczeń wykazywanych w raporcie do Krajowej bazy (dane osobowe w postaci adresu e-mail przetwarzane są wyłącznie w przypadku zgłaszania nowych substancji lub propozycji zmian do już istniejących):

w sytuacji gdy zgłoszeniu zostanie nadany bieg sprawy, zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB, czas przechowywania dokumentów kat. 603 Informacje dotyczące Krajowej bazy wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 5 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB. Dane osobowe, w postaci adresu e-mail podawanego w zgłoszeniu, a także późniejsza korespondencja mailowa związana z prowadzeniem wyjaśnień, przechowywane są na dysku sieciowym w katalogu o ograniczonym dostępie.

5) prowadzenie szkoleń związanych z Krajową bazą:

zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 603 Informacje dotyczące Krajowej bazy, okres przechowywania danych osobowych wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 5 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB. Materiały szkoleniowe i maile związane z prowadzonymi szkoleniami przechowywane są na dysku sieciowym w katalogu o ograniczonym dostępie.

6) udzielanie informacji na żądanie upoważnionych organów administracji bądź sądów oraz udzielanie informacji o środowisku:

zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 0250, 0251 Obsługa prawna spraw sądowych i spraw w postępowaniu administracyjnym wynosi od udzielenia informacji: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB.

7) wnioski osoby, której dane dotyczą, w sprawie realizacji praw osoby, o których mowa w art. 15-21 RODO:

zgodnie z Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora IOŚ-PIB z dnia 14 czerwca 2021 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w IOŚ-PIB oraz organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego IOŚ-PIB czas przechowywania dokumentów kat. 0132 Ochrona danych osobowych wynosi od zamknięcia sprawy: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB.

IX. Zgodnie z art. 15, 16, 17, 18, 19, 21, RODO, z ograniczeniami wskazanymi w przepisach RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz poniżej przysługuje Państwu prawo do:

1) dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo do sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;

2) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Ograniczenia:

Administrator, przy zapewnieniu odpowiednich środków służących ochronie interesu lub podstawowych praw i wolności osoby, nie przekazuje informacji, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (prawo dostępu do danych), jeżeli wykonanie tych obowiązków:

uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego lub
naruszy ochronę informacji niejawnych.

W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO (prawo dostępu do danych), wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, administrator wezwie osobę, której dane dotyczą, do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

Przepis art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 oraz z 2018 r. poz. 149 i 650) stosuje się odpowiednio.

Osobom, których dane dotyczą nie przysługuje prawo do:

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych zbieranych
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

X. W ramach przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

Zamawiający nie zamierza przekazywać danych poza EOG (z wyjątkiem sytuacji opisanej w punkcie VI).